27.06.2009

Virtuaaliyhteisöjen menestys on kulttuurikysymys

Suomalaislähtöinen amerikkalaistutkija Sirkka Järvenpää näkee kansainvälisen ja poikkikulttuurisen verkottumisen yhä merkittävämpänä tekijänä.

Kansainvälisten virtuaalityöyhteisöjen keskeiset ongelmat liittyvät kulttuurieroihin, eivät niinkään tekniikkaan”, University of Texas at Austinin professorina työskentelevä Järvenpää kertoo. Hän on tutkinut virtuaaliorganisaatioiden ja -työryhmien toimintaa jo 90-luvun alusta ja on alansa huippuosaaja koko maailmassa. Muun muassa USA:n kotimaan turvallisuusministeriö sekä keskusrikospoliisi FBI ovat hyödyntäneet Järvenpään osaamista yhteistyöprosessiensa kehittämisessä. Järvenpää on väitellyt filosofian tohtoriksi johdon tietojärjestelmistä University of Minnesotasta 1986.

”Virtuaaliorganisaatioilla tarkoitetaan työyhteisöjä, jotka toimivat maantieteellisesti, kulttuurisesti tai kielellisesti hajautuneena”, Järvenpää täsmentää.

Uusi tekniikka on vain väline

Keskeinen osa uutta virtuaalista verkottumiskulttuuria on pitkin harppauksin edennyt viestintäteknologia, joka on mahdollistanut yhä tehokkaammin eri puolilla maailmaa olevien yksilöiden ja työryhmien reaaliaikaisen yhteydenpidon. Parhaimmillaan esimerkiksi videokonferenssit alkavat erehdyttävästi muistuttaa tavallisia kokouksia vaikka sen osapuolet olisivat valtamerien päässä toisistaan.

Järvenpään mukaan nopeasti kehittyvä tekniikka on kyllä helpottanut organisaatioiden virtuaalisen yhteistyön edellytyksiä, mutta keskeiset ongelmat ovat edelleen siinä, kuinka ihmiset kommunikoivat keskenään. Teknologia on vain apuväline.

”Kysymys on moniportaisesta problematiikasta”, Järvenpää summaa.

”Yleensä yritysten sisäinen kommunikaatio on helpointa, vaikka tässäkin törmätään sitä suurempiin kulttuurieroihin mitä maantieteellisesti hajautuneemmin yritys toimii.”

Saman organisaation kemisti-insinöörit esimerkiksi Intiassa ja USA:ssa kommunikoivat eri tavoin koska he ovat kotoisin erilaisista kulttuureista. Organisaatioiden eri osien tulisi kuitenkin täydentää toisiaan siten, että samoja asioita ei tehdä eri yksiköissä päällekkäin ja yhtäällä tehtyjä innovaatioita voidaan hyödyntää toisaalla, eli keskinäinen tiedonvaihto ja sen prosessien kehittäminen ovat erittäin tärkeitä.

Virtuaaliyhteydenpito nostaa laillisuuskysymyksiä

Kun globaalisti toimivat organisaatiot joutuvat nyt omaksumaan uusia toimintakulttuureja sisäisen yhteydenpitonsa virtaviivaistamiseksi ja pullonkaulojen eliminoimiksi, syntyy lisää haasteita jos kysymys on eri organisaatioiden välisestä yhteistyöstä.

”Silloin törmätään usein paitsi kulttuurieroihin, myös laillisuusnäkökohtiin. Mitä vieraassa organisaatioissa toimivalle yhteistyökumppanille voidaan kertoa ja mitä ei”, Järvenpää kysyy.

Globalisaatio ja nopeasti kehittyvä viestintäteknologia ovatkin luoneet tarpeen luoda virtuaaliyhteistyölle toimivat pelisäännöt. Ne eivät voi kuitenkaan syntyä tyhjästä vaan niiden on perustuttava käytännön kokemukseen siitä mikä toimii ja mikä ei. Nyrkkisäännön mukaan mitä kauemmin yritys on toiminut kansainvälisessä yhteistyössä, sitä valmiimpi sen organisaatio on jakamaan ja vastaanottamaan tietoa oman liiketoimintansa kehittämiseksi. Erityisen hyvää koulutusta kansainvälisen yhteistyön esteiden raivaamisessa ovat saaneet yritykset, joilla on kokemusta kansainvälisistä yritysfuusioista.

Kielitaitoiset suomalaiset ovat hyvässä asemassa

Järvenpään mukaan suomalaiset ovat sikäli onnellisessa asemassa, että he tulevat länsimaisesta kulttuuritaustasta ja puhuvat keskimäärin hyvin englantia. Näin vältetään keskeinen osa virtuaaliyhteistyön potentiaalisista karikoista ainakin länsimaisten kumppanien kanssa.

”Lisää ratkaistavaa syntyy silloin, kun kommunikaatio tapahtuu eri kielillä eli eri osapuolten väliin tarvitaan tulkki”, hän muistuttaa viitatessaan muun muassa useiden Aasian maiden kanssa vastaan tuleviin haasteisiin.

Omia ratkaisujaan etsivät myös kysymykset siitä, kuinka ihmiset kokevat virtuaaliyhteistyön. Järvenpää pitää vastapuolen näkemistä tärkeänä osana kokonaiskommunikaatiota, mutta muistuttaa samalla, että monille osallistuminen esimerkiksi videokonferensseihin on edelleen raskaampaa kuin osanotto tavallisiin kokouksiin.

”Virtuaalitapaamisissa tarvitaan säännöllisiä jaloittelutakoja kuten muissakin kokouksissa”, hän heittää esimerkkinä.

Järvenpää muistuttaa, että edelleenkin on paljon sellaisia ihmisiä, joille neuvottelut tietokoneen välityksellä ovat vastenmielisiä. Tihenevät resoluutiot, kasvava kaistanopeus ja yhä paremmat ohjelmat ovat kuitenkin vähitellen tasoittamassa tietä uusien toimintatapojen omaksumiselle.

Suomi on hyvä tutkimusalue

Järvenpää on tulossa Fidipro-ohjelman mukana Teknillisen Korkeakoulun Simlab-laboratoriossa ensi vuonna alkavaan Corinna-projektiin (Collabrative Innovation in ICT-enabled Business Precesses and Business Models). Projektin tavoitteena on muun muassa raamittaa perussäännöt sille, kuinka paljon ja miten yhteistyötä tekevät yritykset voivat jakaa tietoa keskenään jakamatta kilpailun kannalta oleellisia liikesalaisuuksia. Taustalla on yritysten yhä voimakkaampi kansainvälistyminen, samalla kun ne tekevät yhä enemmän yhteistyötä keskenään ja ulkoistavat kasvavassa määrin toimintojaan. Kaikki tämä tarkoittaa lisääntyvää tarvetta hallita yritysten sisäisiä ja ulkoisia tiedonkulkukäytäntöjä.

Järvenpään mukaan Corinna-projekti sopii erinomaisesti toteutettavaksi Suomessa, jossa korkeakoulujen, julkisyhteisöjen ja yritysten keskinäiset yhteistyösuhteet pelaavat mutkattomasti. Corinna-projektin ohjaustoimikunnassa ovat mukana muun muassa Finnair, HP, Rovaniemen kaupunki, Kone ja Säästöpankkiliitto.

Yli kolmekymmentä vuotta USA:ssa asuneelle Järvenpäälle tulo mukaan suomalaisprojektiin on mielenkiintoinen tehtävä.

”Vaikka Suomi on kyllä pysynyt minulle tuttuna, käyn siellä neljä tai viisi kertaa vuodessa ja olen pitänyt siellä useita omaan alaani liittyviä workshoppeja.”

Järvenpään mukaan suomalaiset ovat hyviä innovoijia, mutta ideoiden kaupallistamisessa on toivomisen varaa.

”Suomessa ollaan usein liian varovaisia etsimään yhteistyökumppaneita, jotka kuitenkin olisivat koko idean kaupallistamisen edellytys. Siksi monet hyvätkin ideat jäävät lopulta hyödyntämättä, hän varoittaa.

Teksti: Mika Horelli
Kuva: Susanna Lehto

Kirjoitus on julkaistu Tekesin Tekniikan Näköalat -lehden numerossa 4/2008.

Tulosta